Miért cc-znek folyton a munkatársak, és minek annyi emotikon? Netikettes jó tanácsok, hogy soha ne menj mások idegeire

Az elektronikus levelek küldésének megvan a maga szabályrendszere, a netikett. Nem árt tisztában lenni vele, hogy ne fáraszd vagy bosszantsd a munkatársaidat, és különösen ne a főnöködet. Rövid tanfolyam.

Az internet hajnalán az emberek elkezdtek e-maileket küldözgetni egymásnak, és hallgatólagos megegyezés alapján szépen kialakult egy szabályrendszer, amelyet illik mindenkinek betartani. Annak, aki nem veszi figyelembe a netikettet, nem kell semmilyen szankciótól tartania, legfeljebb megmosolyogják. A munkahelyen azonban ennél súlyosabb következményei lehetnek a szabályszegésnek, ha nem is közvetlen retorziók formájában. A netikett folytatólagos megsértése rossz fényt vet rád, negatívan befolyásolja a megítélésedet. És kinek jó, ha titokban egyre többen utálják?

Ne üzenj mindenkinek
A cc és a bcc elnevezések abból a letűnt korszakból származnak, amikor az emberek még kizárólag úgynevezett papírra írták az üzeneteket, és rendszeresen ezeket továbbítgatták egymásnak. A cc a carbon copy (indigómásolat), a bcc pedig a blind carbon copy (mások által nem látható cc) rövidítése. Okos volt, aki kitalálta, mert a cc-zésnek meg a bcc-zésnek megvan a maga előnye, ugyanakkor, mint mindennek, a hátránya is.
Miért jó a cc-zés? Világos: ha számos érintettnek küldjük ugyanazt a fontos információt, néhány kattintással egybegyűjthetjük őket, és egyetlen levéllel mindenkit értesíteni tudunk. A cc-listára illeszthetünk olyan személyeket, akiknek speciális okokból fontos az információ. Például ha vendégeket várunk egy másik cégtől, és a neveket megküldjük a kollégáknak, egyben a biztonságiakat is felvilágosíthatjuk, hogy kiket engedjenek majd be az épületbe. Meg a hostesseket is, hogy hány emberre készüljenek kávéval és ásványvízzel az adott tárgyalóban.
Ám ha folyton automatikusan mindenkit cc-zel, annak is tele lesz a postaládája, akire nem vonatkozik az információ, és ezért nem fog szeretni. Tehát mindig gondold meg, muszáj-e a fél világot tájékoztatnod. (Ugyanezen okból érdemes megfontolni a reply all használatát is.)

A bcc egyrészt arra szolgál, hogy ha sok olyan embernek küldesz üzenetet, akik nem ismerik egymást, megkíméld őket attól, hogy a többi címzett a tudomásukra jusson. Az üzleti életben pedig kifejezetten ajánlatos, hogy a különféle levelezőpartnerek ne tudjanak egymásról. A bcc arra is alkalmas, hogy a címzett mellett titokban egy harmadik félnek is üzenj, például a munkahelyen a kollégádnak küldesz egy levelet, és bcc-zed a főnököt is. Ez alattomos dolog, olyan, mint egy feljelentés, és nem a kollégád fogja a homlokát ráncolni miatta, hiszen ő nem tud róla, hanem akit bcc-ztél.

Ne stréberkedj
Sokan vannak, akik a normális munkahelyi levelezés során a közvetlen főnököket is mindig cc-zik. Ennek akkor van értelme, ha a vezetőnek valamilyen okból feltétlenül tudnia kell arról, mi folyik éppen az irodában. Ám ha csupán a megszokott kommunikáció zajlik, a főnök cc-zését mellőzd. Ezzel ugyanis stréber módon azt jelzed, hogy te aztán becsülettel végzed a munkádat, amire nem kell felhívnod a figyelmet, hiszen így van rendjén. Ráadásul bosszantod a címzettet is, mivel ezt üzened neki: vigyázz, mert a közvetlen vezető értesült arról, mit kértem tőled vagy mire figyelmeztettelek, és bármikor számon tudja kérni. Ez óvodás tempó, amiből remélhetőleg már kinőttél.

Fogd vissza magad
NE ORDÍTS! A csupa nagybetű kiabálást jelent a netikett szerint, ezért csak kivételes esetben szabad alkalmazni. Ha véletlenül benyomva maradt a Caps Lock, töröld, amit írtál, és pötyögd be szépen újra az üzenetet.

Soha ne továbbíts lánclevelet. Furcsákat fognak gondolni rólad, ha a továbbított üzenet arról szól, hogy az egyik mobilszolgáltató önzetlenül okostelefonokat sorsol ki a levél továbbküldői között, vagy Sanghajban kismacskákat zsugorítanak befőttesüvegben, és emiatt tiltakozni kell.

A céges drótpostát ne használd magáncélra, mert odafönt bármikor belenézhet valaki. Joga van hozzá, a levelezőrendszer a cég tulajdona. A maszek dolgokra ott van például a G-mail.

Bánj csínján az emotikonokkal és egyéb ábrákkal a szakmai levelezésben, sőt legjobb, ha teljesen elfelejted őket. :) Émelyítően cukivá teszik az üzenetet, téged meg komolytalan színben tüntetnek fel. =^.^=

A netes szleng, mint a LOL, a YOLO, a ROTFLMAO sem ajánlott, a WTF és társai pedig kimondottan kerülendők. Ráadásul állítólag az a trend, hogy ez már a magánlevelezésben is kezd cikivé válni.

Olvasd újra, amit írtál. A munkával kapcsolatos levél legyen mindig érthető és hibátlan, ez nem a barátodnak küldött kusza sms, amit a metrón pötyögsz be sietve két megálló között.

Komolyabb problémát igyekezz személyesen megbeszélni, a levelezést főleg információk továbbítására használd. És ezek legyenek fontos információk, tiszteld meg a címzettet azzal, hogy nem szemeteled tele a postaládáját.

Jobline Női Karriernap – először Magyarországon!

2014. 06.14., Bálna Rendezvényközpont
További információk és regisztráció: http://www.noikarriernap.hu/hu/
Kövess minket a Facebookon!

Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről.