Így írj e-mailt egy fontos embernek, ha választ is szeretnél kapni rá
Előfordult már, hogy e-mailt írtál hivatalos ügyben, és válaszra sem méltattak? Biztosan történt már ilyen, gyaníthatóan nem is egyszer. Lehet, hogy a fogadó félben volt a hiba, de talán te sem tudtad, hogyan kell hatásos e-mailt írni. Adunk néhány jó tanácsot.
A fontos emberek – akik lehetnek cégvezetők, hírességek vagy akár a saját főnököd, aki leginkább neked fontos – rengeteg e-mailt kapnak, s ezek jó részét válasz nélkül hagyják. Sem idejük, sem energiájuk a válaszadásra, és a legtöbb esetben nem is áll érdekükben, hogy reagáljanak, mert csak a levélírónak származna haszna a kapcsolatfelvételből. Ám van néhány fogás, amellyel a címzett aktivitásra ösztönözhető.
1. Puhatold ki, hogy mi a legmegfelelőbb kommunikációs forma
Vannak olyan emberek, akik nem szeretik az elektronikus postát, mert konzervatívok vagy irritálónak tartják ezt a módszert, esetleg egyéb okból, mindenkinek más a becsípődése. Ilyenkor hiába bombázod az illetőt elektronikus levelekkel, nem fog válaszolni. Érdemes utánajárni, hogy a célszemélynek megfelel-e az e-mail kommunikációs formaként – környékezd meg a munkatársait, ismerőseit, bárkit, aki ez ügyben felvilágosítással tud szolgálni. Ha kiderül, hogy az illető inkább sms-t szeret kapni, vagy annak örül jobban, ha fölhívják, próbálkozz ezen az úton.
2. A tárgy rubrikában fogalmazz tömören és velősen
Alapvető fontosságú, hogy pontosan megjelöld, milyen ügyben keresed meg e-mailban a címzettet. A „subject” legyen minél rövidebb és érthetőbb, hogy már ebből kiderüljön, mit szeretnél, már csak azért is, mert az okostelefonok hajlamosak levágni a szöveg jó részét. A tárgy rubrikában lehetőleg ne csak a téma szerepeljen, hanem az is, honnan az egyelőre egyoldalú vagy homályos eredetű ismeretség: ha közös ismerősről van szó, említsd meg a nevét, ha egy konferencián találkoztatok futólag, ez legyen benne. Nehezebb úgy ignorálni valakit, ha van valami közös bennetek, legyen ez bármilyen apróság.
3. A címzettre összpontosíts
Amikor megírod az e-mail szövegét, tedd fel magadnak a kérdést: ugyan miért állna érdekében válaszolni nekem? A fontos emberektől folyton kérnek valamit, miközben nem ajánlanak cserében semmit, ami kevéssé motiválja őket arra, hogy reagáljanak a megkeresésre. Ha semmit nem tudsz ajánlani, de nagy szükséged van a segítségére vagy a tanácsára, nagyon precízen szögezd le, miről van szó, hogy ha már szívességet kérsz tőle, legalább az idejét ne rabold.
4. Figyelj oda az időzítésre
A fontos emberek elektronikus postaládája állandóan tele van üzenetekkel, ezért nem mindegy, mikor írsz a célszemélynek. A legalkalmasabb időpont rendszerint a hét eleje, de a hétfő reggel még túl korai: ilyenkor a hétvégén felgyűlt üzeneteket szokták rostálni, illetve rangsorolják az előttük álló hét teendőit. A kedd és szerda reggel több eséllyel kecsegtet, a csütörtök-péntek ugyanis a csúcsforgalom ideje, ilyenkor az üzeted valószínűleg elvész a többi e-mail tengerében.
5. Tisztelettel érdeklődj
A fenti jó tanácsok megfogadása esetén is komoly esély van arra, hogy nem kapsz választ az üzenetedre. Ilyenkor egy hét eltelte után udvariasan érdeklődni kell, megkapta-e az üzenetet, ismét elküldve az eredeti megkeresést. Lehet, hogy az e-mailed fennakadt valamilyen szűrőn vagy csak úgy elnyelte a feneketlen hipertér – a második üzenettel célba érhetsz. Ha megkapta az üzenetet, és azért nem válaszolt, mert nem érdekli, amit írtál, a második levéllel nyomatékosíthatod, hogy számodra fontos dologról van szó. Ez sokszor meggyőző gesztus, mert a címzett arra gondolhat, hogy egy kitartó személlyel bővítheti a hálózatát, akitől egyszer majd ő is kérhet valamit.
A Business Insider cikke nyomán.
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!