A legegyszerűbb, de leghasznosabb tippek pénzügyeseknek

A pénzügyes gyakran érezheti úgy, hogy ha a nap 48 órás lenne, akkor sem érne a munka végére (persze más területeken is küzdenek ezzel problémával). Néhány egyszerű trükkel rengeteg időt és energiát lehet megtakarítani, csak át kell állítani a szokásokat.

Ezek a tippek látszólag banálisak, de ha belegondolsz, rendszerint tényleg a legtriviálisabb dolgok miatt folyik ki a kezed közül az idő. Ilyen az emailezgetés, az értekezletek, a beszámolók írogatása vagy az, hogy nem haladsz a korral, és nem tanulod meg elég gyorsan a legújabb technológiákat.

Legjobb barátod a delete gomb
A mai irodai dolgozó egyik lagnagyobb ellensége az email. (Miközben kétségtelen, hogy ez az egyik leghatékonyabb kommunikációs eszköz.) Naponta százszámra érkeznek a levelek, nagy részük fölösleges, de ki tud egyetlen pillantással eligazodni a dömpingben? Ha nem akarsz egész nap olvasgatni meg válaszolgatni, a zéró tolarencia elve alapján érdemes bevezetni a zéró inbox fogalmát. Azaz mindennap ürüljön ki teljesen a postaládád, különbön már pár nap után képtelen leszel eligazodni a rengeteg levél között. Ehhez rangsorolni kell az üzeneteket. Vannak, amelyek az SOS kategóriába tartoznak, ezekre természetesen azonnal válaszolni kell. A következő csoport azoké, amelyek delegálhatók, ezeket azonnal küldd tovább az illetékes kollégának, hadd örüljön neki. A később is elintézhető dolgokat rendezd külön mappákba, zászlókkal jelölve a prioritásokat, és most jön a lényeg: a lényegtelennek ítélt leveleket azonnal töröld. A delete gomb használata a legjobb dolog, ami egy postafiókkal történhet. Az érme másik oldala, hogy te se küldözgess szanaszét kevésbé fontos vagy lényegtelen üzeneteket, mert magadnak is rosszat teszel vele, meg azoknak is, akik kapják őket.

Rangsorold a feladatokat
Lehetőleg még előző este írd össze, milyen teendőit lesznek másnap, és rangsorold a feladatokat. Ez azért is fontos, mert ha valamiért kicsúsznál az időből, vigasztalhat az a tudat, hogy a legfontosabb teendők már mögötted vannak, és csak a kevésbé lényegesek maradtak elvégezetlenül. A bonyolultabb teendőket bontsd kisebb részfeladatokra, így kevésbé tűnik nyomasztónak a munka, és jobban tudsz haladni.

Tarts lépést az Excellel
Az Excel az egyik leghasznosabb irodai szoftver, amit folyamatosan fejlesztenek. Időről időre nézd meg, milyen újdonságok jelennek meg, illetve milyen jó tanácsokat adnak, rengeteg időt takaríthatsz meg ezek alkalmazásával. Itt nézz körül: ExcelTips.

Tarts lépést a digitális fejlődéssel
Felhőalapú megoldások, naponta felbukkanó új appok – szédítő sebességre kapcsolt a digitális világ. Ha nem is vagy szoftvermérnök, a legfontosabb újdonságokat nem árt ismerned, mert megkönnyítik a munkádat és jelentősen növelik a piaci értékedet. Hiszen ki tudja, mikor kell új állás után nézned.

Ígéretes pénzügyi és számviteli állások várnak rád a Jobline-on!

Csak a fontos értekezletekre ülj be
Ha teheted, maradj távol azoktól a megbeszélésektől, amelyeknek alig van haszna, azaz csekély a beléjük fektetett idő és energia megtérülése. Sok helyen például van olyan meeting, ahol azt beszélik meg, mikor tartják a következőt. Hivatkozz halaszthatatlan projektekre, és kérdd meg a kollégákat, hogy majd rövid jegyzetben értesítsenek a megbeszélés eredményéről.

Egyszerre csak egy dologgal foglalkozz
A multitaskingról sokan mondják, hogy kevéssé hatékony módszer. Inkább tartózkodj tőle, ahogyan menet közben is tanuld meg rangsorolni a feladatokat. Például ha éppen dolgozol valamin, és felhívnak a szomszéd osztályról, hogy segíts valamiben vagy keress elő egy jelentést, mérlegeld, mi a fontosabb: hogy teljesítsd a kérést, mert tűzoltásról van szó, vagy hogy folytasd a munkát, mivel a kérés annyira nem sürgős. Utóbbi esetben jelölj meg egy időpontot, amikor eleget tudsz tenni a kérésnek. Ha így jársz el, be tudod fejezni a feladaidat, és remélhetőleg a kollégák sem sértődnek meg, amiért nem ugrottál azonnal.

A közösségi média és a magánlevelezés bojkottja
Bejárta az internetet a Facebook-programozó panasza, aki azt sérelmezte, hogy nem tud rendesen dolgozni, mert egész nap facebookozik. Az algoritmusok tesztelése közben ugyanis mindig érdekes cikkekre bukkant, ezeket olvasgatta, és a munkaidő végére nagyjából ugyanott tartott, mint ahol reggel elkezdte. A legtöbb irodai dolgozóra jellemző ez a probléma, a Facebook, a YouTube, a Twitter, az Insta és a többiek mindig kínálnak valamilyen érdekességet, csakúgy, mint a magánlevelezés. A hatékonyság növelése érdekében ezeket a figyelemelterelő tényezőket ki kell iktatni. Az ember semmiről nem marad le, ha nem nyitogatja félóránként a különböző fiókjait. Egyes szakértők szerint elegendő reggel meg este megnézni, mi történt a neten, mások azt javasolják, hogy jelöltjünk ki időpontokat, amikor nap közben pihenésképpen körülnézünk a közösségi médiában, de semmiképpen ne ragadjunk ott.

A minőségre koncentrálj, ne a mennyiségre
A sréber pénzügyes igyekszik minél több feladatot elvállalni, hogy jó színben tüntesse fel magát, aztán egyenetlenül teljesít. Elég néhány kedvenc projekttel foglalkozni, kiváló eredménnyel, ez ad sikerélményt és ezt értékeli igazán a vezetőség.

Tarts rendet magad körül
A zseni eligazodik a káoszban – ez a mondás állítólag onnan származik, hogy Einstein iszonyatos felfordulás közepén dolgozott. Jól hangzik, de nem tudunk vele mit kezdeni, mert a legtöbben nem vagyunk Einsteinek, ezért jobban teszed, ha rend van az asztalodon és az irodában. Egyrészt rögtön megtalálod, amire szükséged, másfelől a rend professzionális benyomást kelt.

A Staffingsolutions cikke nyomán.

Kövess minket a Facebookon!

Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!