A legfontosabb készségek, amelyeknek köszönhetően az igazgatói asszisztens mindig a helyzet magaslatán áll

Kapus. Gondviselő. Közlekedési rendőr. Ajtónálló. Ilyen címkékkel illetik az igazgatói asszisztenseket, és a többségük, ha gonoszkodó is, bizonyos mértékben találó. De csak bizonyos mértékben: egy-egy jellemző tulajdonság megragadásával csupán a felszínt karcolják.

Az igazgatói asszisztens küldetése sokkal jobban megragadható a következő kifejezésekkel:

Stratégiai partner. Megbízható segítőtárs. Profi problémamegoldó.

Mérlegeljük csak: a kommunikációs platformok és szervezeti eszközök robbanásszerű fejlődésével, amikor szinte naponta jelennek meg jegyzetelő applikációk, naptárrendszerező módszerek, a vezetők egyre inkább maguk is elboldogulnak az adminisztrációs problémákkal, így egyre kevesebb támogatásra van szükségük ezen a téren.

Mégis, az igazgatói asszisztens munkájának jelentősége jóval nagyobb, mint az elmúlt évtizedekben.

Hogyan lehetséges ez?

A válasz egyszerű. Az igazgatói asszisztens szerepe átalakult, a támogatói feladatkör ellátása helyett sokkal inkább stratégiai célokat kell szem előtt tartania. A mai vezetők nem csupán adminisztratív segítséget várnak el az asszisztensüktől, hanem stratégiai tanácsot kérnek tőle, szükségük van a technikai hozzáértésükre és kritikai elemzőkészségükre. Az igazgatói asszisztensek ma már olyan széles és változatos területeken bizonyítanak, mint a projektmenedzsment, a rendezvényszervezés vagy a belső kommunikáció.

A USA Today ezért nevezte az igazgatói asszisztensi állást hatalmi szerepkörnek, és emiatt nem ritka, hogy hat számjegyű fizetést folyósítanak számukra.

Egy ilyen felelősségteljes feladatkör profi szaktudást igényel. Aki tehát igazgatói asszisztens szeretne lenni, a következő készségeket kell felmutatnia:

ÉRDEKELNEK AZ IGAZGATÓI ASSZISZTENSI ÁLLÁSOK? VÁLOGASS A JOBLINE AJÁNLATAI KÖZÜL!

Találékonyság
A jó igazgatói asszisztens a lehetetlent is megoldja, azaz, mint katonáéknál mondják, ha az a feladat, hogy fesse ki az eget, nem azt kérdezi, hogy miért, hanem hogy milyen színűre.

Minden helyzetben nyugodt
A jó igazgatói asszisztens nagy nyomás alatt is tökéletesen nyugodt, nem riad meg a szoros határidőktől, és a fenti pontra visszautalva akkor sem borul ki, ha lehetetlent kérnek tőle.

Minden programhoz és kütyühöz ért
Az igazgatói asszisztensre vonatkozó megállapítások közül fentebb kimaradt, hogy személyes IT-szakember. Azaz a ma már alapnak számító és említést sem érdemlő programok mellett (Microsoft Office, Google és társai) szinte minden kütyühöz és applikációhoz ért, és minden gikszert helyre tud hozni, ha lefagynak vagy összeakadnak a rendszerek. Különösen azért, mert nem ér rá megvárni, amíg a cég hivatalos IT-szakembere elhárítja a hibát, hiszen mindent tegnapra kell elintézni.

Rendszerben gondolkodik
A kiváló igazgatói asszisztens a vezető legfőbb bizalmasa és tanácsadója. Ő az ugyanis, aki átlátja a cég teljes működését, mert kapcsolatban áll az összes részleg különböző szintű munkatársaival. Tudja, mik a cég rövid és hosszú távú céljai, így minden kérdést, felmerülő problémát megfelelő kontextusba tud helyezni.

Kíméletlenül rangsorolja a feladatokat
A vezetőnek az a dolga, hogy a legfontosabb és legsürgősebb célokra koncentráljon, és az asszisztens feladata, hogy elhárítsa azokat az akadályokat, amelyek ebben hátráltatnák. Vagyis kíméletlenül rangsorolni kell a feladatokat, hátrébb szorítva vagy kirostálva mindent, ami nem égetően szükséges. Ehhez szorosan együtt kell működni a főnökkel, és itt jön képbe a fenti elvárás: rendszerben kell gondolkodni, mert e nélkül nem érthető, mi fontos és mi nem.

Hihetetlenül diszkrét
A csúcsvezetők folyamatosan érzékeny információkkal dolgoznak, legyen szó cégfelvásárlásról, HR-es dolgokról, pénzügyekről, titkos kereskedelmi tervekről. Mivel minderről az asszisztense is tud, elengedhetetlen, hogy megbízható legyen, és ne adjon ki másoknak információkat, amelyek nem tartoznak rájuk.
A vezető és asszisztense kapcsolatának alapja fentiek miatt a feltétlen bizalom: a főnöknek biztosnak kell lennie abban, hogy jobbkeze nem szivárogtat ki semmit, ami ártana a cég érdekeinek.

Stratégiai multitasking
A multitaskingot sokat szidják, mondván, az így végzett munka nem lehet elég hatékony, egyesek szerint pedig ilyesmi nem is létezik, mivel az agyunk nem úgy van kalibrálva, hogy egyszerre több dologra tudjunk koncentrálni.
Az igazgatói asszistenstől mégis elvárják, hogy a multitasking bajnoka legyen. Persze nem kell bonyolult dologra gondolni: elég, ha egyszerűbb dolgokat kapcsol össze. Például telefonos ügyintézés közben, amíg a vonal másik végén egy kis türelmet kérnek, válaszolni lehet emailekre, vagy be lehet ütni pár adatot egy táblázatba. Az intenzív odafigyelést követelő tevékenységeket természetesen egyesével kell elvégezni, nehogy hiba csússzon be.

„A jövőbe lát”
Természetesen nem látnoki képességekről van szó, hanem arról, hogy bizonyos dolgokra számítani lehet a jelek alapján. Előre lehet látni, hogy valamivel probléma lesz az üzletmenet során, és létezik személyes anticipáció is: az asszisztens nagyon jól ismeri a főnökét, tehát sejti, hogy valamire hogyan fog reagálni vagy mit vár el egy bizonyos üggyel kapcsolatban.

Fejlett az érzelmi intelligenciája
Mivel az asszisztens folyamatosan emberekkel dolgozik, méghozzá a cég különböző szintjeiről, más vállalatok vezetőiről és munkatársairól nem is beszélve, elengedhetetlen, hogy fejlett legyen az érzelmi intelligenciája. Azaz kiválóan kommunikál, empatikus, figyelmes hallgatóság, megérzi, ha valaki hazudik vagy csúsztat, és általában tökéletesen tud bánni bármilyen alkatú emberrel. Mindezeknek köszönhetően nemcsak saját maga képes boldogulni a céges világban, de érzékeny szenzorainak köszönhetően főnökét is képes megóvni a bajtól. 

Szeretnél mindent megtudni a legfrissebb HR-trendekről? Kattints a HVG Online Toborzási konferenciájának folyamatosan bővülő programjáért, ahol többek között az SAP és az Inhiro szakértői is megosztják majd tapasztalataikat!