Meetingfüggőség: így tégy ellene 4 lépésben!
Az értekezlethez való hozzáállásunk általában szélsőséges: vagy szeretjük őket, vagy gyűlöljük. Legtöbbünk meg akar szabadulni tőlük, ami rengeteg frusztrációhoz vezet. Ám furcsa módon minél inkább futunk előlük, annál inkább vágyunk rájuk.
Az értekezlet szükséges rossz. A csapatok jól fejlődnek, amikor együtt dolgoznak, és együtt az emberek jobb megoldásokat kínálnak, jobb döntéseket hoznak, és jobban teljesítenek. Ezzel szemben a vezetők kb. 23 munkaórát töltenek egy héten meetingeken – és ez sok idő, mondhatni időpazarlás, főleg, ha ezek az értekezletek meetingek rendszeressé válnak. Az úgynevezett nyírd és nyesd meg hozzáállás csökkentheti ezt a meetingfüggést. Lehet, hogy nem szabadulunk meg teljesen tőle, de egészségesebb szokássá tehetjük. Ez a négylépcsős megközelítés segít vágni, rövidíteni, optimalizálni vagy semmit nem tenni a jelenlegi találkozókkal kapcsolatban.
Ha úgy veszünk részt egy találkozón, hogy nem értjük, miért is károsítja az a produktivitásunkat, azzal elkerülhetetlenül rossz magatartásmintát veszünk fel. A függőség hatékony kezelése több mint gyógymód. A kutatások azt mutatják, hogy a legsikeresebb megközelítések nem konfrontatívak, és lehetővé teszik az önirányított váltást, szemben a mások által kiváltott változással. A csapatnak birtokolnia kell a megoldást. A rossz szokások elengedése drámai változást jelent, de nem drasztikus változást. Az első lépés megköveteli, hogy rájöjjünk, hogyan fog kinézni az életünk, ha leküzdjük a függőséget. Más szóval látnunk kell, hogy sokkal produktívabbak és boldogabbak leszünk, ha csak arra a meetingre megyünk el vezetőként, amin valóban részt szeretnénk venni, és nem tehetetlenségből vagy valami külső kényszer hatására csatlakozunk.
Nézd meg legfrissebb állásainkat:
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI ÁLLÁSOK
IT ÉS TELEKOMMUNIKÁCIÓS ÁLLÁSOK
ÉRTÉKESÍTÉSI ÉS KERESKEDELEMI ÁLLÁSOK
De hogyan is néz ki egy egészséges meeting? Most nézzük meg ennek jellegzetességeit:
Tiszta cél – miért is találkozunk? A cél nem a napirendet jelenti, hanem azt az elképzelést, célt, kívánt eredményt, amelyet az ülés céloz meg.
Résztvevők vannak, nem nézőközönség. Csak azoknak kell részt venniük, akik aktívan hozzá is járulnak. Az aktív tevékenységek közé tartozik a bemutatás, visszajelzés, megoldások kidolgozása, döntéshozatal, a tanultak, vélemények megosztása.
Megfelelő létszám. A meetinegeket korlátozzuk 5-7 főre, ez több mint elég. Lehetőleg egy szerepkörben csak egy ember vegyen részt, kerüljük el a duplikációt.
Miért kell részt vennünk? A fenti elveket érvényesítsük magunkra. Hacsak a főnökünk nem erőlteti a részvételt, ne menjünk el olyan találkozókra, amelyekhez nem tudunk értéket adni.
Legyen értelme a részvételünknek. Ne hagyjuk el a szobát egyértelmű eredmény nélkül.
A négylépéses technika
A digitális marketing szakemberei azt sugallják, hogy a webhely tartalmának megnyirbálásával növelhetjük a forgalmat. A nyírd és nyesd meg módszere alkalmas arra, hogy javítsuk a középszerű tartalmat, esetleg töröljük mindazt, ami már haszontalanná vált. A megközelítésnek mezőgazdasági eredete van, ahol az elhalt vagy túlnőtt ágakat és szárakat megkurtították, hogy ezzel növeljék a terméshozamot. Hasonlóképp a felesleges meetingek megszüntetése gyors megoldás a csapatok produktivitásának növelésére. A függőség csillapításához tehát nem kell más, mint:
#1. Vágás
Ha egy találkozó kevésbé érdekli a csapatot, „metszd le” a napirendi pontról, mert ez segíteni fog az energia olyan helyekre való átirányításában, ahol megéri többet befektetni. Természetesen az embereknek meg kell érteniük, hogy miért történik mindez, és hogyan befolyásolja a munkájukat. A törölt weboldalak forgalmát is át kell irányítani, tehát tegyük fel a kérdést: hová csoportosítjuk a munkát a találkozók számának csökkentése után?
#2. Rövidítés
A kevesebb vagy rövidebb meetingek is segítenek abban, hogy időt takarítsunk meg az érdemi munkához. Az elnyúló meetingek szörnyen leszívják az energiát, ezért gondolkozzunk 14. 25. 45 vagy 55 perces etapokban. A szakértők szerint a legtöbb meetingnek csupán 15 vagy 25 percesnek kell lennie. Meg fogunk lepődni, mennyi mindent elérhetünk, ha az időnk korlátozott. Gyors felzárkózásra, egyszerű döntésekre, vagy egy új kezdeményezés elindítására bőven elég ennyi idő. A 45 és 55 perces meetingek a hosszabb tárgyalásokra alkalmasak. Legyen az 55 perc az új 1 óra – meglepő módon már 5 perc is számít.
#3. Optimalizálás
Ha egy meeting népszerű a csapat körében, világos célja van, akkor optimalizálhatjuk. Hogyan javíthatunk a csapat dinamikáján? Tudunk-e jobb eredményeket produkálni? Mi a helyzet a változó játékosakkal vagy a résztvevők számának csökkentésével? Az otpimalizálás megkívánja, hogy maximalizáljuk a kívánt tényezőket, és minimalizáljuk a nem kívánatosakat.
#4. Semmittevés
A változtatás nem mindig jó, sokszor szükségtelen problémákat okoz. A változtatás tehát céllal történjen. Ha egy találkozó tökéletesen működik, nem kell belenyúlni. Fókuszáljunk arra, ami egészségtelen függőséget hoz létre-
A döntés érdekében állítsunk fel három kategóriát, és jelöljük meg a meetingjeink típusait ezekkel:
PIROS: Haszontalan, felesleges, frusztráló meetingek. Senki sem akar részt venni rajtuk, de nem tudunk megszabadulni a függőségtől.
SÁRGA: Olyan meetingek, melyek szükségesek, de nem igazán hatékonyak vagy produktívak. Mindannyian úgy érezzük, nagyobb adagot kapunk belőlük, mint amennyire vágyunk. Ezek az „oké” típusú találkozók.
ZÖLD: A kivételes találkozók. Az energia, az időtartam és az eredmény tekintetében megvan a megfelelő egyensúly.
Végül ne feledjük, a változáshoz idő kell. Amikor az emberek úgy érzik, felelősek a saját függőségük leküzdésében, teljes mértékben elkötelezik magukat a kezelés mellett. Hívjuk meg őket erre, és hozzuk létre közösen a függőség gyógyírét.
A Tlnt cikke nyomán
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!