9 meeting-rövidítő tipp a jobb időgazdálkodás érdekében
Helyesen megközelítve a meetingek kiváló rendszert biztosítanak a munka elvégzéséhez, a döntések meghozatalához és a projektek előmozdításához. Helytelen szervezéssel azonban megakadályozzák, hogy a legfontosabb prioritásainkra összpontosítsunk, és így csak elpazarolják az időnket. Ezzel a kilenc tippel megspórolhatjuk, csökkenthetjük és ésszerűsíthetjük a meetingekkel töltött időt.
1. Ne ütemezzük a meetingeket
Tényleg meg kell tartanunk azt a meeitnget? Gondoljuk át, hogy valóban igényel-e egy személyes találkozót a kérdések megvitatása, vagy használhatunk e kevésbé időigényes csatornákat, mint például az e-mail vagy a telefon.
2. Ne vegyünk részt minden meetingen
Nem kell elfogadnunk minden meeting-meghívást. Csak olyan meetingeken vegyünk részt, ahol fontos döntéseket kell együttesen hoznunk. Hárítsuk el azokat a találkozókat, ahol semmivel nem tudunk hozzájárulni a beszélgetésekhez.
Nézd meg legfrissebb állásainkat:
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI ÁLLÁSOK
IT ÉS TELEKOMMUNIKÁCIÓS ÁLLÁSOK
ÉRTÉKESÍTÉSI ÉS KERESKEDELEMI ÁLLÁSOK
3. Mondjunk nemet a meetingre
Ha valaki, akit nem ismerünk, arra kér, hogy találkozzunk vele holnap, akkor mindig gondoljuk át, vajon miért akar velünk beszélgetni. Ha nem vagyunk biztosak a találkozó céljában, akkor ne válaszoljunk neki arra, mikor érünk rá, ehelyett kérjünk tőle írásos anyagot a találkozó tartalmáról, hogy átnézhessük a témát, és átgondolhassuk, megéri-e nekünk az időráfordítást
4. Csökkentsük a gyakoriságot
Nincs szükség minden héten meetinget tartani. A ritkább megbeszélések valójában sokkal hatékonyabbak, és vonzóvá is válnak az emberek számára. Nézzük meg, milyen gyakorisággal tartunk meeitngeket, és próbáljuk meg lecsökkenteni a számukat, ha lehetséges, például találkozzunk minden második héten.
5. Csökkentsük a hosszúságot
Noha sok naptár alapértelmezés szerint egy órás meetingeket állít be, nem kell ehhez tartanunk magunkat. Akár 30, 45 perc is elegendő lehet megbeszélni a dolgokat. Ha tudjuk, hogy olyanok is részt vesznek a meetingeken, akik nem tartják be a találkozók idejét, mondhatjuk azt, hogy 16 órakor el kell mennünk. Csak ne felejtsük el 10 perccel a meeting vége előtt emlékeztetni a résztvevőket, hogy már csak 10 percünk maradt.
6. Csökkentsük az önkéntes találkozókat
Az informális találkozók értékesek lehetnek, de egyben megterhelőek is, mert időt vesznek igénybe az ütemezett találkozók között. Hozzunk létre olyan időpontokat a nap folyamán, amikor a munkatársaink felkereshetnek minket ahelyett, hogy egész nap a rendelkezésükre állnánk.
7. Legyen napirendünk
Ügyeljünk arra, hogy egyetlen találkozót sem szervezünk anélkül, hogy tisztában lennénk, mit kívánunk vele elérni. A hivatalosabb találkozókhoz mindenki számára ki kell nyomtatni egy napirendet. A kevésbé formális találkozók esetén azokat a pontokat beszéljük át szóban, amiről a meeting szólni fog.
8. Legyen segítőnk
A nagyobb meetingekhez szükségünk lesz egy segítőre, aki elmagyarázza a napirendi pontokat, jó irányba tereli a beszélgetést, jegyzetel és emlékeztetőt ír, és biztosítja, hogy mindenki lássa a következő lépéseket a meeting végén.
9. Legyen kilépési tervünk
Megadhatjuk az idővel kapcsolatos elvárásainkat szóban is annak érdekében, hogy csökkentsük a meeting hosszát. De ha úgy látjuk, nehéz kijelölnünk a találkozó időbeli végpontjait, akkor úgy tervezzük meg a meetinget, hogy legyen egy valódi végpont, amihez igazodnunk kell, például a vonatjáratunk indulása vagy egy fontos találkozó. Ha tudjuk, mikor kell abbahagynunk, akkor az igazán fontos dolgokra tudunk fókuszálni.
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!