Munkaerőhiány? Kezelve! Avagy a transzparens fekete doboz.

Fejlődni képtelen cégek, elmaradozó projektek, a cég létét fenyegeti az aggasztó méreteket öltő munkaerőhiány. Amikor nincs erőforrás a külső piacon, érdemes a belső, saját piacunkra összpontosítani, 10-15 százalékkal csökkenthetjük a munkaerő iránti igényt – tanácsolja Otti Csaba a Personal Hungary HR IT Rendszerek szakértője.

„Egy komplett generációnyi informatikus hiányzik Magyarországról”, „Már az irodai sörcsapra sem ugrik az informatikus”, „Van elég dolgozó, csak meg kellene fizetni” – egy pár a sajtó szalagcímeiből. Több gazdasági lap már teljes sorozatot indított, hogy feltárja az egyes ipari szektorokat sújtó munkaerőhiány részleteit. A felsorolt címekből a legutolsóval értek egyet, pici változtatással, van elég dolgozó, csak meg kellene találni. Ez a dolgozó pedig ott van a cég berkein belül.

A vállalat lábon járó fekete dobozai
Azt tapasztalom, hogy a munkavállaló sok cégnél rejtélyes fekete dobozként működik: ott van, teszi a dolgát, rengeteg adat és információt gyűjt össze. Megismeri a saját szaktudását, van egy elképzelése képességeiről, tudja, hogy hogy érzi magát a munkahelyen, mi mozgatja, foglalkoztatja őt, objektív és szubjektív szempontok alapján értékeli a munkatársait és a vezetőit… Az információk ott maradnak ebben a fekete dobozban. Senki sem ismeri tartalmát.

Amikor a cég jól működik, és semmi sem zavarja növekedésben, megtehetjük, hogy együtt élünk ezzel a tudatlansággal. Amikor azonban létszámhiány van, akkor ez megengedhetetlen, mert egy nap eljön az a pillanat, hogy már nem tudunk működni.

Csodaszer a kompetenciamenedzsment?

Ha munkaerőhiány támad, nem kell rögtön a külső piachoz fordulni segítségért. Szánjunk időt arra, hogy megismerjük és nyilvántartsuk a saját berkeinkben dolgozók kompetenciáit – és itt nemcsak a végzettségre, hanem a készségekre, tudásra, a soft skillekre is gondolok. Ne ijedjünk meg, nem kell minden egyes alkalmazottunk képességét papíron tárolni vagy újabb Excel táblázatba menteni, erre jól bevált szoftveres megoldások léteznek.

Működjön transzparensen a vállalat, ahol az információ mindenki számára rendelkezésre áll, ahol a kommunikáció a közös elégedettség és a hatékonyságnövelés eszköze. Legyen transzparens az a fekete doboz is! Partnereink tapasztalata szerint hasonló megoldások 10-15 százalékkal csökkentik a munkaerő iránti igényt, valamint ezzel párhuzamosan a dolgozói motiváció, elégedettség és employer branding is jelentősen javul.

Egy új projekt felvállalásakor nemcsak azt tudjuk meg egy pillantásra, hogy van-e nálunk olyan munkatárs, aki dolgozott hasonló projekten, hanem azok neve is felmerül, akiket rövid képzéssel alkalmassá tudjuk tenni a feladatra. Például a spanyol nyelvű ügyfélszolgálati munkatárs után nem kell hónapokat várni, hanem a nyilvántartásunk szerint spanyol nyelvvizsgával rendelkező kollégánkat bízhatjuk meg a feladattal. Vagy a szoftver tehet javaslatot arra nézve, hogy ki váltat be a legkisebb erőfeszítéssel. Maradva a példánknál, jóval könnyebb egy több nyelven beszélő dolgozót spanyolra is megtanítani, mint aki csak magyarul tud, ezen kívül nagy esély van arra, hogy őt ez valóban érdekelni is fogja és lelkesen tanulja meg.

A képességek ismeretében a munkaidő kihasználtsága is növekszik, a munkatársak kompetenciájuknak megfelelően kapnak különböző feladatokat. Hogy egy mindennapos példával éljek: gyakori a boltokban a hosszú kasszasor, miközben kasszákból van elég, csak ember nincs, aki működtesse. Ha tudom, hogy az árufeltöltő, netán csemegepultos rendelkezik pénztáros vizsgával, akkor a csúcsidőszakban beül a kasszába. Elégedettek az ügyfelek, a munkaadó és a munkavállalók is egyaránt.

Meglévő munkatársaink hatékonyságának növelésével is enyhítünk munkaerő gondjainkon. Mérjük fel, hogy mire megy el értékes munkatársaink ideje (meglepő eredmények szoktak születni). Például egy informatikával foglalkozó cégnél kiderült, a programozó munkaidejéből csupán két órát foglalkozott kódírással, több ideje ment el dokumentáció írásával és emailek megválaszolásával. Világossá vált a cég számára, hogy nem drága programozóra van szüksége, akiből nincs választék a piacon, hanem egy olyan munkatársra, aki ezeket az adminisztrációs munkákat elvégzi helyette. Ráadásul az a programozó, aki jó a kód megírásában, a legritkább eseteben szeret ügyfelekkel kommunikálni, e-maileket megírni, azaz ha ezeket a feladatokat kiszervezzük adminisztrátori szintre, akkor a programozó boldogan írja a kódját és egy jóval alacsonyabb bérköltségű asszisztens sokkal hatékonyabban megírja az ügyfelek e-mailjeit.

Otti Csaba
A Login Autonom szakmai vezetője
A Personal Hungary HR Informatikai rendszerek szakértője