Tippek, hogy ne hátráltassa önt a sok e-mail

Egy átlagos amerikai munkavállaló a napi kommunikációjának legalább a fele e-mailben történik. Ráadásul az okostelefonoknak köszönhetően már tényleg bármikor hozzá lehet férni a céges levelezéshez, így például ebédszünetben vagy a buszon is lehet olvasni, valamint írni e-maileket.

Sok esetben azonban jelentősen le lehetne csökkenteni a levélváltás mennyiségét, amivel időt és energiát lehetne megtakarítani. A moneyland.time.com erre gyűjtött össze néhány használható ötletet.

Biztos szükség van e-mailre?

Mielőtt elkezdene gépelni, gondolja át, az adott helyzetben e-mailes kommunikációra van-e szükség. Sokszor sokkal egyszerűbb szóban megbeszélni a dolgokat, legyen az személyes találkozó, vagy éppen telefon. Ha pedig tárgyalásról van szó, azt semmiképp se kezdeményezze írásban. Sokkal több idő megy el azzal, hogy összeállít egy listát, és az összes címzett azt írásban véleményezi.

Fogalmazzon egyértelműen

Küldés előtt olvassa el, minden szükséges információt megadott-e, amire választ akar kapni.

Menjen elébe a kérdéseknek

A legegyszerűbb módja annak, hogy csökkentse a felesleges levélváltást, az, hogyha megelőzi a kérdéseket. Ha például csak annyit küld, hogy elmarad egy meeting, biztosan meg fogják kérdezni a miértjét, és azt, mikor lesz bepótolva. Küldje el első körben ezeket az információkat a címzetteknek!

Formázza a szöveget

Ha hosszú levelet ír, tegyen bele közcímeket, emeljen ki kulcsfontosságú információkat, ne vesszen el a címzett a szavak tengerében.