7 tipp a jó csapatmunkáért
Az együttműködés vagy csoportmunka nem ugyanazt jelenti mindenki számára. A vezetők szemében ez a fogalom egyenlő a termelékenység növelésével és a mobilitás támogatásával.
A csapatok számára viszont a projekteken való közös munkát jelenti, a dokumentumok kezelését és megosztását, valamint a tudás megőrzését.
1. Mindent egy helyen tegyünk elérhetővé!
Eredményesebbé teszi a csoportmunkát, ha az alkalmazottak egyetlen helyről, például egy jól felépített csoportmunka-megoldásból végezhetik a dokumentumkezelési, -létrehozási és -szerkesztési műveleteket, valamint ugyanitt folytathatnak párbeszédet és válaszolhatnak egymásnak. Ilyen környezetben olyan sikeres projektek alakíthatók ki, ahol mindenki naprakész lehet a hatékony kommunikációnak és az egyszerű információ megosztásnak köszönhetően.
2. Könnyítsük meg a dokumentumok kezelését!
Az intenzív csapatmunka során hihetetlen mennyiségű dokumentumváltozatok gyűlhetnek össze. A megfelelően kiválasztott csoportmunka-eszköz kezelni tudja a felesleges verziók tömegeit. Egy korszerű megoldásban olyan különféle funkciók könnyíthetik meg az alkalmazottak közös munkáját, mint a beépített verziókövetés, a dokumentumok módosítására figyelmeztető e-mailek, a szövegekhez fűzhető megjegyzések, a dokumentumok életciklusát lefedő munkafolyamatok és a hatékony keresőfunkciók, amelyekkel a felhasználók megtalálhatják a legfrissebb verziókat. Az is egyszerűsíti a dokumentumok kezelését, ha egy bejegyzés alatt tárolhatunk több összetartozó anyagot, például árajánlatokat vagy egy-egy szerződés elemeit.
3. Irodán kívül is tartsuk fenn az együttműködést!
A mobilitás nem lehet gátja a közös munkának. Számottevően javítja a hatékonyságot, és lerövidíti a csapattagok reakcióidejét, ha olyan eszközt használunk, amely lehetővé teszi a csapatok számára a projektek, dokumentumok és tartalmak biztonságos elérését. Okostelefonokhoz és táblagépekhez optimalizált mobil felhasználói felületek, valamint a különféle mobil operációs rendszerekhez kifejlesztett alkalmazások segíthetik az útközben folytatott munkavégzést.
4. Egyesítsük a szervezetben felhalmozott tudást a korábban használt eszközökből!
Egy jó csoportmunkaeszköz egyszerűvé teszi a tudás megőrzését az után is, hogy az eredeti tartalom készítői már nem érhetők el. Az alkalmazottak így arra vannak ösztönözve, hogy egy helyen gyűjtsék az információkat, ezért a kollektív tudás mindig elérhető lesz.
5. Szabályozzuk az információ áramlásának módját a szervezeten belül!
A beépített munkafolyamati eszközök segíthetnek a gyakori üzleti folyamatok automatizálásában. Ezzel idő takarítható meg, és csökkenthető az emberi hibák előfordulásának valószínűsége is. A munkafolyamatok - egyes megoldásokban - külső gyártótól származó rendszerekkel is integrálhatók, és a felhasználóknak nem kell programozói vagy fejlesztői szaktudással rendelkezniük egy munkafolyamat összeállításához.
6. Garantáljuk a biztonságos együttműködést a külső munkatársakkal!
Egy cég életében nagyon fontosak a partnerek, a beszállítók és az ügyfelek. Ugyanakkor sok problémát jelenthet, ha a vállalati infrastruktúrában kívánunk velük együtt dolgozni, hiszen az ő eszközeik a vállalati tűzfalon kívül találhatók. Ha minden szinten szerepköralapú hozzáférés-vezérlést alkalmazunk, azzal biztosíthatjuk, hogy csak a – vállalaton belüli és kívüli – jóváhagyott csapattagok férjenek hozzá a projektek erőforrásaihoz és tartalmához. Szerencsére erre már lehetőség nyílik a legfejlettebb csoportmunka-eszközökkel. Ezen felül már csak az szükséges, hogy egy böngészőn keresztül is elérhető legyen a megoldás, így a külsős partnereknek nem kell semmilyen alkalmazást a gépükre telepíteniük ahhoz, hogy aktívan hozzájárulhassanak az egyes projektekhez.
7. Biztosítsunk közösségi életet az üzleti célok szem előtt tartásával!
Magától értetődő módon fokozza a hatékonyságot, ha az alkalmazottak a projektcélok elérésére koncentrálnak a hírességekről szóló legfrissebb pletykák boncolgatása helyett. A vállalati rendszeren belül is képesek lehetünk megfelelő, könnyen használható csatornát biztosítani társalgásnak és a közösségi életnek.