E-mail etikett: 9 alapszabály, amit mindig kötelező betartani

Az e-mailezés a kommunikáció általános formája, sokan mégsem ismerik a legalapvetőbb szabályokat. A magánéletben nevetve legyinthetünk, ha fura üzenet jött vagy ment a drótpostán, a hivatalos forgalomban azonban roppant kínos tud lenni egy-egy baki.

Egy átlagos amerikai irodai dolgozó a munkaideje negyedét (!) tölti azzal, hogy az e-mailjeit szortírozza a McKinsey Global Company felmérése szerint, és a küldött meg kapott üzenetek jó része szarvashibákat tartalmaz, amelyek csak megkeserítik a címzett életét. A Business Insider összegyűjtötte, mire kell a legjobban vigyázni.

1. Legyen világos, mi az üzenet tárgya
A „tárgy” rubrikába mindig érthetően bele kell írni, miről szól az elektronikus levél, hogy a címzett eldönthesse, érdemes-e megnyitni az üzenetet, és utólag vissza lehessen keresni az e-mailt. Például: „a mai értekezlet lefújva”, „kérdések a prezentációról”, „javaslat a konferenciával kapcsolatban”. A küldő neve és a világosan kifejtett tárgy alapján a cízett azonnal képben lesz, miről van szó, egyébként csak az idejét rabolnánk.

2. Legyen komoly az e-mail-címünk
Szakmai kommunikációra mindig komoly – céges – e-mail-címet használjunk, a vicceskedőket pedig tartsuk fenn a barátok számára. Tehát a [email protected] postafiókról ne írjunk a partnercég marketingesének, mert nevetségessé tesszük magunkat.

3. Óvatosan a „reply all” funkcióval
Figyeljünk oda arra, hogy üzenetünket csak az kapja meg, akit érint, és ne még nyolcvan másik ember. Ezzel egyrészt fölöslegesen bosszantjuk őket, másfelől olyan üzleti információkat is átadhatunk véletlenül, amelyeket talán jobb lenne szűkebb körön belül tartani.

4. Ügyeljünk a köszöntésre
Hivatalos üzenetben mindig formális legyen a köszöntés, tehát ne „Szia, Miki!”-vel szólítsuk meg egy cég igazgatóját, akivel még csak egyszer váltottunk pár szót egy üzleti ebéden. Ha levélváltás alakul ki, már lehet, sőt érdemes lazítani a formaságokon, de az első kapcsolatfelvétel mindig visszafogott legyen.

5. Nem ordít!
Meglepően sokan szeretnek csupa nagybetűt és rengeteg írásjelet használni az elektronikus üzenetekben, pedig ez bárdolatlanságnak, illetve modorosságnak számít.

A CSUPA NAGYBETŰS SZÖVEG KIABÁLÁSNAK MINŐSÜL az e-mail világában, és ha minden mondat végére három felkiáltójelet teszünk, azzal csak komolytalanná tesszük a mondandónkat!!! Ugyanígy leértékeli az üzenetet, ha folyton három ponttal fejezzük be a mondatokat... A mondat ettől olyan furcsán lóg a levegőben...

6. Nem szabad bárkivel viccelni
A humor kifejlődése az emberi evolúció egyik legnagyobb vívmánya, de ne feledjük, hogy csak azzal szabad viccelnünk, akit jól ismerünk, közeli kapcsolatban vagyunk vele, és tudjuk róla, hogy nemcsak érti a tréfát, de szereti is. Egyébként otromba bizalmaskodásnak tűnik, ha poénokkal tűzdeljük tele a szakmai témát boncolgató levelünket. Ráadásul rengeteg vicces fordulat írásban nem is működik, kellenének hozzá gesztusok és megfelelő szituáció.

7. Minden levélre illik válaszolni
Bármikor kaphatunk félrement e-mailt, például véletlenül olyan konferenciára hívnak, amihez semmi közünk, vagy egy partnercég account managere a férje helyett nekünk küldi el, hogy „vegyél léci egy kiló krumplit és két doboz tejfölt a vacsorához, kolbász, tojás van itthon”. Az ilyen üzeneteket simán törölni lehet, mégis az illem azt sugallja, hogy válaszoljunk rájuk, ahogyan a hétköznapi kommunikációban is mindig reagálunk, ha megszólítanak. Ez alkalmas lehet kapcsolatépítésre is, mert legközelebb hátha releváns konferenciára hívnak meg, ahol értékes ismeretségeket köthetünk, illetve képzeljük el azt a kellemetlen szituációt, hogy a férj nem kapja meg a neki szánt üzenetet, és a tervezett rakott krumpli elkészítése helyett aznap este kénytelenek pizzát rendelni a sarki üzemegységből, pedig annyira nem is szeretik.

8. Ellenőrizzük, amit írtunk
Minden elküldésre váró szöveget alaposan át kell olvasni, mert a címzett ennek alapján ítél meg minket. Ha naponta e-mailek tucatjait küldjük szét, hajlamosak lehetünk gyorsan rákattintani a „send” gombra, és az üzenet úgy megy el, hogy tele van félregépelésekkel vagy súlyosabb esetben tárgyi tévedésekkel. Az a pár perc, amit az ellenőrzéssel töltünk, megtérülő befektetés, mert segít megőrizni a jó renoménkat.

9. A címzés legyen az utolsó mozzanat
Hányan indítanak el félig kész vagy átolvasatlan e-maileket, mert véletlenül a küldés gombra kattintottak! A címzettet csak akkor írjuk a megfelelő rubrikába, amikor az üzenet már kifogástalan minőségű, így nem kell magyarázkodnunk a címzettnek.

Kövess minket a Facebookon!

Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!

Érdekel a HR világa? Olvasd rendszeresen a HVG HR Center szakmai cikkeit!