Ezeket az e-mail szabályokat kell betartanod, hogy megelőzd a lebőgést
Előfordult már veled, hogy véletlenül reply all paranccsal küldtél el egy bizalmas üzenetet? Ha még nem, örülj neki, és olvasd el, mire kell még vigyáznod, ha drótpostát használsz.
Már az üzenetek puszta mennyisége miatt, amit írnunk vagy olvasnunk kell, sokkal hajlamosabbak leszünk hibázni, és ezeknek akár súlyos következményei is lehetnek. Pachter lefekteti a modern e-mail etikett alapjait az Üzleti etikett lényege (The Essentials Of Business Etiquette) című könyvében, ahonnan most mi is szemezgetünk pár szabályt, amit nem árt betartanod.
1. Érthető és közvetlen hangvételű legyen tárgy
Egy jó tárgy a következőképp nézhet ki: „Megbeszélés időpontváltozása”, „Gyors kérdés a prezentációdról”, vagy „Javaslatok az indítványodhoz”. Pachter szerint az emberek gyakran a tárgy alapján nyitják meg a leveleiket, ezért válassz olyat, melyről az olvasó tudni fogja, hogy a levél az ő problémával, üzleti ügyeivel foglalkozik.
2. Használj hivatalos e-mail címet
Ha egy cégnek dolgozol, nyilvánvalóan céges levelezőrendszert használsz. De ha személyes e-mail fiókod van, akár mert vállalkozó vagy, akár mert gyakran használod munkával kapcsolatos levelezésekre is, vigyáznod kell, milyen e-mail címről írsz. Mindig olyan legyen az e-mail címed, mely tartalmazza a nevedet, így a címzett pontosan tudni fogja, ki üzent neki. Soha ne használj olyan e-mail címeket, amelyek nem eléggé szakmaiak, mint például „babygirl@...”, sorhas@..., mindegy, hogy mennyire szereted a sört.
Nézd meg legfrissebb állásainkat:
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI ÁLLÁSOK
IT ÉS TELEKOMMUNIKÁCIÓS ÁLLÁSOK
ÉRTÉKESÍTÉSI ÉS KERESKEDELEMI ÁLLÁSOK
3. Reply all: gondold meg kétszer, mielőtt mindenkinek válaszolnál
Senki sem akarja 20 olyan ember levelezését olvasgatni, akikhez semmi köze sincs. Figyelmen kívül hagyni pedig nehéz az e-maileket, hiszen rengeteg ember kap értesítést az új üzenetekről a telefonjára, vagy zavaró, előugró ablakok formájában a számítógép képernyőjén. Tartózkodjunk attól, hogy a „reply all” funkciót használjuk, hacsak valóban úgy gondoljuk, hogy a listán található személyeknek feltétlenül mind meg kell kapniuk az üzenetünket.
4. Használj aláírást
Nyújtsunk az olvasónknak információkat magunkról, javasolja Pachter. Az aláírás tartalmazza a teljes nevedet, a címedet, a cég nevét, valamint az elérhetőségedet, telefonszámodat. Így tudsz egy kicsi nyilvánosságot adni magadnak, de ne ess túlzásba a szólásmondások vagy a grafikák használatával. Használd ugyanazt a betűtípust, méretet és színt, ahogy a többi e-mailedben is.
5. Hivatalos üdvözlést használj
Ne használj fesztelen, köznyelvi kifejezéseket, mint például „Helló, srácok” vagy „Mizu”. Leveleid stílusának könnyedsége nem terjedhet ki a megszólításra. A „helló” nagyon informális üdvözlési mód, és általában nem a munkahelyen használatos. Inkább írjuk azt, hogy „szia”, vagy nevezzük nevén a címzettet egy „kedves” szóval megszólítva. Pachter szerint a becézés sem jó ötlet, kivéve, ha az illető is biztosan szereti.
6. Takarékosan bánj a felkiáltójelekkel
Ha mégis eme írásjel mellett döntesz, csak egy
zer használd, hogy kifejezd az izgatottságodat. Az emberek néha túl sok felkiáltójelet használnak a mondat végén, ami az érzelmi túlfűtöttség vagy az éretlenség képzetét kelti az olvasóban.
7. Ne légy humorherold
A humor gyakran elveszhet a megfelelő hangnem és arckifejezés hiányában. A munka világában jobb, ha a humort kihagyod az e-mailekből, kivéve, ha tudod, hogy a címzett értékelni fogja. Az is lehet, hogy valami olyan dolog vicces számodra, ami másnak egyáltalán nem szórakoztató. Pachter szerint ami szóban vicces, lehet, hogy írásban már nem annyira, ezért ha bármilyen kétely merül fel, inkább ne humorizálj.
8. Vedd figyelembe, hogy a különböző kultúrájú emberek másképp írnak és beszélnek
A kulturális különbségek miatt könnyen előfordulhatnak félreértések, különösen írásban, amikor nem látjuk egymást. Vedd számításba a címzett kulturális hátterét, vagy azt, mennyire ismered őt jól. Tartsd szem előtt, hogy az úgynevezett erős kontextusú kultúrákban (például Japánban, Kínában vagy az arab országokban) először meg akarnak ismerni, mielőtt üzletet kötnének veled. Ezért gyakori, hogy az ezekből az országokból érkező üzletfelek sokkal személyesebbek írásban. Másfelől viszont az alacsony kontextusú kultúrákban (például a németeknél, amerikaiaknál, skandinávoknál) gyorsabban rátérnek a lényegre.
9. Válaszolj az e-mailekre, még akkor is, ha nem neked szánták
Nem egyszerű minden egyes üzenetre választ küldeni, de próbáld meg. Ide tartozik az az e-mail is, amit véletlenül küldtek neked, különösen, ha a feladó választ vár. Persze ez nem szükséges, de az e-mail etikett része, főleg ha a feladó annál a cégnél dolgozik, ahol te. Íme egy példa a válaszra: „Tudom, hogy elfoglalt vagy, de úgy gondolom, ezt az e-mail nem nekem akartad küldeni. Szerettem volna jelezni ezt, hogy el tudd küldeni a megfelelő embernek”.
10. Olvasd át az e-mailjeidet
A hibák nem lesznek észrevétlenek a címzett számára, és előfordulhat, hogy ez alapján fog téged megítélni. Ne hagyatkozz a helyesírás-ellenőrző programra, olvasd el legalább kétszer a kiküldeni kívánt levelet, nehogy a végén kellemetlen félreértésekbe keveredj.
11. A címlistát utoljára töltsd ki
Véletlenül sem akarhatod, hogy úgy menjen ki a levél, hogy még nem fejezted be. Akkor is töröld ki a címzettet, ha válaszlevelet küldesz, és csak akkor töltsd ki újra, ha már biztos vagy benne, hogy a levél készen áll az elküldésre.
12. Ellenőrizd, jó-e a címzett
Pachter arra int, hogy legyél figyelmes, amikor a címzett nevét begépeled, vagy kiválasztod a címjegyzékből. Könnyen választhatsz rossz nevet, ami elég kínos lehet számodra.
13. Klasszikus betűtípust használj
A lila Comic Sans betűtípus használatának is megvan a maga helye és ideje, de nem az üzleti levelezésben. Használd a klasszikus betűtípusokat, színeket és méretet. A legfontosabb szabály az, hogy az e-mailed könnyen olvasható legyen. Általában a legjobb a 10 vagy 12-es betűméret, a fekete szín, és egy olyan könnyen olvasható betűtípus, mint az Arial, a Calibri vagy a Times New Roman, tanácsolja Pachter.
14. Vigyázz a hangnemre
Ahogy a viccek is sokat veszítenek bájukból, ha leírod őket, a hangnem is könnyen félreérthető a beszéd tónusa és az arckifejezés nélkül. Ennek megfelelően akár sokkal udvariatlanabbnak is tűnhetsz, mint a valóságban. Lehet, hogy lényegretörő akartál lenni, de a címzett indulatosnak és rövidnek találja az üzenetedet. A félreértések elkerülése végett olvasd át hangosan a fontosabb leveleidet, mielőtt elküldenéd. Ha keménynek tűnik a hangnem, akkor az olvasónak is annak fog tűnni. A legjobb eredmény érdekében kerüld a negatív értelmű szavakat (pl. sikertelenség, rossz), és mindig használd a köszönöm és a kérem szavakat.
15. Semmi sem titkos, ennek megfelelően írj
Minden elektronikus üzenet nyomot hagy. Abból a kézenfekvő feltételezésből indulj ki, hogy mások is láthatják az üzenetedet, nemcsak a címzett. Ne írj olyat, ami romboló, sértő másokra nézve. Ugyanis csak egy gombnyomásnyi időbe kerül bármit továbbítani. Jobb félni, mint megijedni…
A Business Insider cikke nyomán
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!