Így töltsd a heted kevesebb mint 10 százalékát meetingeken
A meetingeket sosem árt optimalizálni: kevesebb PowerPoint, kevesebb ember, nulla zavaró tényező. Ugyanakkor ezen technikák egyike sem képes arra, hogy kevesebb igényünk legyen a meetingekre.
Ez egy merész lépés, de ritkán kerül rá sor, pedig túl sok időt pazarolunk el találkozókra. Egy becslés szerint a rosszul szervezett meetingek az amerikai cégek 399 milliárd dollárjába került csak ebben az évben. A vezetők kétharmada szerint a legtöbb felesleges találkozó valójában a mély gondolkodás rovására megy, megakadályozza a munka elvégzését, a vezetők elmulasztják az emberekkel való jó kapcsolat kialakítását. Ennek ellenére a menedzserek átlagosan hetente 2 órát ülnek meetingeken.
De hogyan lehetne jobban kihasználni az értekezleteket? Hogyan növeljük a hatékonyságukat? Gondoljunk csak bele, ha a találkozó ideje csökken, akkor az időnk sokkal értékesebb lesz. Hogy igazuljuk az állítás helyességét, gondoljunk csak az ellenkező esetre: mi történik, ha korlátlan mennyiségű találkozót teszünk lehetővé? Az idő nem lesz annyira értékes.
Kiindulási pontként először számoljuk össze, hogy a belső ülések jelenleg hány órát vesznek igénybe egy héten, majd tűzzünk ki egy célt a következő negyedévben az órák számának csökkentésére. Készítsünk olyan napirendet, amit mindenki a sajátjának érez, és mindenki dolgozik rajta. Ha megvan, hány órát szeretnénk egy héten a meetingekre szánni, akkor tervezzük meg a találkozókat a lehető leghasznosabbra. A közös tervezés azért fontos, mert a meetingek nem csak a mi időnkbe kerülnek, hanem a többiekébe is. Értékelnünk kell az ő idejüket is, és együtt kell megállapodnunk arról, hogy mi a legjobb időkihasználás.
Nézd meg legfrissebb állásainkat:
PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI ÁLLÁSOK
IT ÉS TELEKOMMUNIKÁCIÓS ÁLLÁSOK
ÉRTÉKESÍTÉSI ÉS KERESKEDELEMI ÁLLÁSOK
Emellett mindenkinek, aki részt vesz az ülésen, érdekeltnek kell lennie az ülés tartalmában. Ha együttműködve készítjük el a napirendet, akkor a csapat gyorsabban tud hozzáigazodni az ülés témáihoz, felismerni azt, mikor egyáltalán nem szükséges meetinget tartani, vagy meghatározni, kinek kell jelen lennie, és kinek nem.
A meetingről készült jegyzeteket azokkal is meg kell osztanunk, akik nem tudtak jelen lenni. Milyen kritériumai vannak annak, hogy valaki eljöjjön a találkozóra? Releváns-e a téma számára vagy sem? Mindenkinek küldjük el a napirendi pontokat, hogy átgondolhassák, érdemes-e elmenniük, vagy kihagyhatják-e az ülést. Általában kevesebb embernek kell aktívan részt vennie egy találkozón, mint ahogyan azt elsőre gondolnánk. Sokunknak valóban csak a találkozó tartalmának összefoglalására van szüksége.
Végezetül tegyük fel magunknak a kérdést: Tényleg csak a találkozók az egyetlen módjai egy-egy dolog megvitatásának? Mindannyian tudjuk, hogy ez nem igaz, hiszen a kommunikációnak egyéb más formái is vannak. Persze a lista elején a találkozók, szemtől-szembeni konferencia-beszélgetések állnak, de ott vannak még a videó beszélgetések, az olyan szinkronkommunikációs, írásbeli eszközök, mint a Slack, az e-mail, a videó üzenetek. Válasszuk ki, hogy az adott mondandóhoz melyik csatorna a legjobb. A videókat például könnyen össze lehet hozni, és az e-maillel és a Slack-kel szemben az az előnyük, hogy még hangjuk is van, ami megadja a személyesség érzetét.
A szinkronkommunikációs eszközökkel rengeteg időt spórolhatunk meg, viszont vegyük figyelembe, hogy a 10 százaléknyi idő a személyes meetingekre elengedhetetlen. Az emberek ugyanis szeretik személyesen átbeszélni a dolgokat, és ha tényleg csak heti pár órát kell meetingen tölteniük, akkor őszintén fogják várni ezeket az alkalmakat.
A Recruiter cikke alapján
Kövess minket a Facebookon!
Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!