Pénzügyes vagy? Így bánj az időddel!

Közhelynek hangzik, hogy az idő pénz, de a mondás igazát pont egy pénzügyes tudja megbecsülni, aki gyakran érezheti úgy, hogy kevés a nap 24 órája. Time management számviteli szaklemberek számára.

Az idő gazdaságos beosztásának két fő célja van: hogy el tudd végezni a tervezett munkát, és naponta maradjon pár szabad óra, amikor nem a kötelező feladatokkal foglalkozol, hanem magaddal és szeretteiddel. Az Investopedia.com hasznos tippeket sorakoztatott fel.

A fekete lyuk
A galaxisban mindent elnyel a fekete lyuk, és az a benyomásod támadhat napközben, hogy a te időd is úgy folyik el, mintha beszippantaná egy rejtélyes égitest. Ennek egyszerű oka van: megpróbálsz egyszerre sok mindent csinálni (multitasking), ami a leggyakrabban oda vezet, hogy nem tudsz rendesen odafigyelni az igazán fontos dolgokra. Képzeljük el, hogy pénzügyi tanácsadó vagy! Megmutatjuk, hogy hétfőn reggel fél kilenctől tízig miért nem vagy képes elvégezni azt a feladatot, amelyet elterveztél.

* Egy táblázaton dolgozol, de közben...
* Két új e-mailed érkezik, elolvasod őket és válaszolsz rájuk.
* Ha már úgyis a postaládádban matatsz, elküldesz hat előkészített e-mailt ügyfeleknek.
* Jelez a Facebook, és tényleg: a volt évfolyamtársad posztolta az esküvői fotóit. Megnézed őket és üzensz: Szépek vagytok, gratula! Aztán kicsit elmélázol azon, meddig fogják ezek kibírni együtt, mert szerinted nem illenek össze.
* Céges meghívó érkezik, válaszolsz, hogy ott leszel a rendezvényen.
* Fogadsz két váratlan telefonhívást potenciális ügyfelektől.
* Közben dolgozgatsz tovább a táblázaton.
* Abbahagyod, mert a főnök megáll az íróasztalod mellett: öt perce az értekezleten kellene lenned.

Hopp, már el is ment másfél óra, amit látszólag lázas tevékenységgel töltöttél, valójában alig haladtál valamit. A cégnél viszont csak az eredményeket értékelik, azt egyáltalán nem, hogy ég a kezed alatt a munka, de nem vagy képes ötről a hatra jutni. Így nehéz lesz szép karriert befutni. Újra kell gondolni, mit hogyan csinálj.

Tervezz!
Vasárnap este szánj időt arra, hogy összeírod a heti teendőket egy Word vagy Excel táblázatban. Rangsorold, mi az abszolút fontos, mi várhat egy ideig és mi az, amit delegálhatsz másoknak vagy el is hagyhatod, mert fölösleges (ha alaposan belegondolsz, ki fog derülni, hogy ez utóbbi kategóriába milyen sok minden beletartozhat). Ne csak a munkával kapcsolatos teendőket szedd össze, hanem a magánéleti terveket is, mert így áll össze, hogyan fog kinézni a heted.
Pénzügyi területen rengeteg a határidő, amikor jelentéseket kell beadni. Legyenek ezek a fix pontok, amik köré szervezed a munkával töltött idődet, minden mást sorolj hátra, illetve, amennyiben lehet, küszöböld ki a teendőid közül (például lényegtelen e-mailek, telefonok, túl hosszú, csacsogásba fulladó értekezletek).
A vasárnapi tervezéshez hasonlóan mindennap, mielőtt hazaindulnál, fuss végig azon, a következő napon mire kell készülnöd, és megint csak gondold végig, mi az, amit nem is kell megtenned, mert voltaképpen fölösleges.

Multitasking
Ha egyszerre próbálsz több dolgot csinálni, az megöli a produktivitást. Pénzügyi területen pontosan, határidőre kell szállítani a megkövetelt adatokat, hogy a vezetőség és az ügyfelek elégedettek legyenek, a cég pedig minél jobb mutatókat produkáljon. Akkor tudsz eredményesen dolgozni, ha csak egy dologra figyelsz, és a feladatot minél hatékonyabban és gyorsabban igyekszel végrehajtani. A bonyolultabb, hosszú távú feladatokat bontsd kisebb szakaszokra, ki fog derülni, hogy így, darabokban nem is olyan komplikált. Ha gyorsan oldasz meg egymás után kisebb feladatokat, időt és energiát takarítasz meg, mert nem kell egy nagyobb lélegzetű dolognak újra és újra nekifutnod.

Az a fránya postafiók
A hatékony munka egyik legnagyobb ellensége az e-mailes postafiók. A beérkező levelek többsége vagy teljesen fölösleges – spamszűrő ide vagy oda –, vagy ráér megnézni munkaidő után. Mit tehetsz az ellen, hogy elektronikus levelek olvasgatásával teljen el a napod?
* Csak naponta három-négyszer nézz be a postafiókba, mondjuk kétóránként. Ha valami nagyon sürgős, a kolléga vagy az ügyfél úgyis telefonon fog keresni.
* Hozz létre egy Fontos vagy Elintézendő nevű mappát, ahová azokat az e-maileket helyezed napközben, amelyekkel foglalkoznod kell, de tudnak várni pár órát. Este otthon vagy akár másnap reggel időt tudsz szakítani rájuk. (Kivéve, ha az az elved, hogy soha nem viszel haza munkát.)
* Vezesd be a szabályt, hogy napközben nem válaszolsz olyan levelekre, amelyek nem a munkával kapcsolatosak. A cukimacskás/vicces e-maileket küldözgető kollégáknak semmiképpen ne válaszolj, hogy leszokjanak a zaklatásodról.
* Rendszeresen takarítsd a postafiókot, a legjobb, ha a munkaidő végén teszed. Hozz létre mappákat a fontos ügyek, feladatok számára, csoportosítsd a küldeményeket, minden más mehet a kukába.
* Talán mondani sem kell, hogy a magánlevelezést privát postafiókból intézd, és lehetőleg ne napközben. 

Jó lenne, ha egy helyen több mint 100 cég karrierlehetőségeivel ismerkedhetnél meg? Segítene a céljaid elérésében, ha szakértői segítséggel állíthatnád össze CV-d? Ha igen a válaszod, akkor már most írd be a naptáradba a HVG Állásbörzét!

Kövess minket a Facebookon!

Regisztrálj a Jobline-on, hogy megtaláld álmaid állását és első kézből értesülhess a legújabb munkaerőpiaci trendekről!